Ayudando al cliente a ahorrar tiempo, costos, angustias y frustraciones, con 6 disciplinas en sus reuniones (parte 2 de 2)

En mi entrega anterior, les había hablado de 6 disciplinas que podíamos transferir al cliente para ayudarlo a tener reuniones mas efectivas.

Les conté las tres primeras: Alinear el diseño de la reunión con los propósitos de la misma, controlar los tiempos parciales y totales y activar roles de soporte a la tarea y a la dinámica de la reunión.

Disciplina 4: Seguimiento de pendientes y acciones para asegurar avance. 

Podemos ayudar al cliente a tomar conciencia de hasta qué punto sus brechas en la ejecución obedecen a una falta de seguimiento sistemático. Las reuniones de control de gestión son excelentes escenarios para fortalecer esta capacidad en un equipo. Sus efectos en los porcentajes de cumplimiento a tiempo son rápidos.

En la disciplina 1, cuando el cliente diseña su reunión de control de gestión, ayúdalo a establecer que el primer punto de estas reuniones sea el chequeo del cumplimiento de puntos pendientes. Cada persona responsable, dice su estatus de cumplimiento en sus compromisos. Si alguien no ha cumplido con el entregable a tiempo y necesita ayuda de parte del equipo, la solicitud de esta ayuda y el nuevo compromiso se registran y se coordina a fin de garantizar el cumplimiento de la tarea para la nueva fecha.

Disciplina 5: Intervenciones focalizadas y eficientes.

Esta disciplina alude a lo que he llamado “Eficiencia Verbal Individual”, es la medida en la que una persona se expresa verbalmente haciendo uso óptimo del tiempo y logrando transmitir efectivamente la idea o sentimientos que necesita o desea expresar. Podemos ayudar a nuestros clientes a aumentar su eficiencia verbal individual y a mejorar por lo tanto la calidad de su participación en las reuniones.

Cuando estoy ayudando a un equipo a mejorar sus reuniones, les pido que antes de finalizar las mismas apliquemos esta encuesta. Cada participante coloca su nombre en la hoja y la rotamos, de manera que todos reciben el feedback de todos. Antes de irnos, compartimos qué aspecto de la EVI puede mejorar cada uno para la próxima reunión.

Disciplina 6: Comportamiento individual cooperativo.

Esta disciplina es la que mas exigente a nivel individual. En la psicología de grupos se han reconocido comportamientos asociados a la cooperación y al trabajo en equipo, versus aquellos individualistas que atentan contra la sinergia.

Podemos ayudar a nuestros equipos clientes a tomar conciencia de estos comportamientos y a intercambiar feedback al respecto.

  

Comportamientos individuales que favorecen el trabajo en reuniones	Comportamientos individuales que obstaculizan el trabajo en reuniones
1.   Llegar a tiempo y quedarse hasta el final	1.  Usar exceso de detalles (innecesarios)
2.   Estar presente 100% en la reunión	2.  Hablar del pasado mas que del presente o futuro
3.   Hablar con “EVI”	3.  Hacer diálogos paralelos
4.   Enfocarse en el futuro inmediato para avanzar	4.  Interrumpir a otros
5.   Reconocer abierta y auténticamente los logros de otros	5.  Monopolizar
6.   Callarse y escuchar	6.  Hacer reuniones después de las reuniones
7.   Plantear abierta y oportunamente las opiniones divergentes	7.  Distraerse con dispositivos de comunicación  laptops
8.   “Pescar” y expresar las coincidencia o puntos sobre los cuales construir avances o acuerdos	8.  Hacer juicios o sarcasmos y buscar culpables
9.   Decir lo que se piensa durante la reunión	9.  Enfocar el problema
10.        Mostrar respeto siempre	10.      Enfocarse en tener la razón
11.       Ir preparado a la reunión	11.      Oponerse o negar ideas como primera reacción
12.       Ser determinado y considerado pensar antes de hablar
13.       Resumir, consolidar para ayudar a avanzar
14.       Señalar distracciones del foco
15.       Enfocarse y ayudar al grupo a enfocarse en la solución

Particularmente, asumo la responsabilidad de darle feedback al cliente acerca de comportamientos de ambos tipos cuando los observo. Es parte de mi compromiso con su crecimiento y con su éxito. Al hacerlo con respeto y con la recta intención de ayudarlo, él lo recibe así y usualmente lo agradece y lo aprovecha.

En días recientes, un participante del programa de formación de consultores me comentó que no a todos los clientes él podría darles este tipo de feedback. Me decía: “si en una reunión está un vicepresidente y es él quien muestra alguno de los comportamientos que obstaculizan la cooperación, yo no podría darle feedback”. Ciertamente los consultores tenemos que distinguir el momento de dar feedback y debemos saber cómo darlo, esta es una habilidad que necesitamos tener. He tenido la oportunidad de ofrecer feedback  de este tipo de comportamientos a clientes que son gerentes generales, presidentes ejecutivos, vicepresidentes, gerentes, profesionales, militares de alto rango y políticos, como consultora interna y externa. Estoy pensando en las reacciones de ellos y han sido positivas; puedo recordar alguna incomodidad, pero al final siempre hay gratitud.

El compromiso con su éxito nos da el coraje de decir lo que a otros les puede parecer indecible y la experiencia y la técnica nos dan la manera correcta de hacerlo.

También debo señalar que, en ocasiones la mejor opción será no dar el feedback porque el cliente no está listo para recibirlo o porque el riesgo es muy alto y nosotros no estamos dispuestos a correrlo.

Con esto terminamos las 6 disciplinas para optimizar las reuniones del cliente. Espero las hayan encontrado útiles.

Que estén muy bien!