En
Febrero 2015, Talent Management and HR, publicó los resultados de una encuesta
realizada a mas de 2000 profesionales, el 35% llamó a sus reuniones “pérdida de
tiempo” y 3 de cada 5 encuestados aceptaron que dedicaban mas tiempo a
multitasking que a participar durante las reuniones.
A diario, escucho
quejas de mis clientes acerca del exceso, duración y calidad de sus reuniones.
Recientemente uno de ellos me comentó: “Belinda, solo atendiendo a mis
ejecutivos invierto en reuniones 8 horas a la semana, mas los comités, mas las
reuniones de proyectos especiales, mas las de…”. ¿Cuántos días pasan nuestros
clientes en reuniones y ¿cuántas de ellas les agregan valor en su gestión?.
Como consultores,
podemos contribuir mucho a mejorar la eficiencia y efectividad de las reuniones
en las que participamos. Yo propongo convertirnos en una especie de “ángeles” de
las reuniones, con la anuencia del cliente. Los objetivos de asumir este rol de
manera espontánea, son perfectamente aceptados por ellos: ahorrarles tiempo,
ahorrarles costos, ahorrarles angustias y mejor aun…generar buenas
conclusiones, decisiones o ideas.
Estoy convencida que
cuando los equipos utilizan de manera constante ciertas prácticas, aumenta la
efectividad de sus reuniones.
A estas prácticas las llamo
disciplinas. Son 6. Los invito a que ayuden a sus clientes a tomar conciencia
de su importancia y a emplearlas con constancia para ver los resultados.
1ra
disciplina: Alinear el esquema de la reunión con su propósito.
Cualquiera sea el propósito de
la reunión, compartir información, reportar
y controlar la gestión, tomar decisiones, resolver problemas o innovar, cada
elemento del esquema de la reunión ha de aportar para su eficiente
cumplimiento.
Haz esta prueba: cuando asistas
como consultor a una reunión observa todo, luego siéntate con tu cliente y
ayúdalo a revisar las siguientes preguntas.
Batería
de preguntas para revisar el esquema de una reunión:
a)
¿Cuál es el propósito de esta
reunión?
b)
¿Cuán satisfecho está con la
calidad y con los resultados de la reunión?
c)
¿La reunión es necesaria?
¿Podrían lograr el propósito sin la reunión?
d)
¿Cuál es y cuál debería ser su
frecuencia?... y ¿su duración?
e)
¿Quiénes deben participar
siempre y quiénes esporádicamente?
f)
¿Cuáles deben ser los puntos
fijos en la agenda?
g)
¿Cuáles deben ser los métodos de
presentación y participación y los soportes tecnológicos?
h)
¿Cuáles normas de funcionamiento
de la reunión los ayudarán a ser mas eficientes?.
2da disciplina: manejo eficiente
de los tiempos totales y parciales
Podemos
ayudar a los clientes a tomar conciencia de la importancia de modelar, exigir y
lograr el cumplimiento de los tiempos. Postúlate para llevar tu el control del
tiempo y modela el rol de timekeeper. Hazlo de manera magistral para que el
impacto sea poderoso. Chequea que el cliente haya notado el cambio.
Ayuda
a tu cliente a que vaya probando los beneficios de las siguientes prácticas.
Muchos clientes las conocen y las usan, pero de manera inconsistente y así, no
dan el mismo resultado:
- Establecer horario y duración de la reunión
- Establecer tiempos de cada punto de la agenda (considerar imprevistos)
- Comunicar a todos los participantes la agenda y tiempos de la reunión
- Enviar a cada integrante invitado que vaya a tener una intervención, el tiempo de duración de la misma
- Iniciar a tiempo la reunión
- Designar a un controlador de tiempo o timekeeper que ayude a administrar los tiempos durante la reunión
- Cumplir los tiempos acordados
- Terminar a tiempo
- Evaluar cómo están manejando los tiempos y ofrecer feedback a los participantes
Ojo
con las obsesiones, en una ocasión un equipo altamente efectivo se sintió
“acorralado” por el control del tiempo y me dijo “Belinda, pero es el tiempo el
que debe ser nuestro esclavo, no nosotros de él”. De aquí la importancia de
saber jugar el rol de Controlador de tiempo y de solicitar feedback al final la
reunión, la gente se debe sentir eficiente sin que el costo sea sacrificar la
calidad y profundidad de los análisis y debates importantes para la gestión.
3ra Disciplina: Roles formales de apoyo a la
eficiencia individual y de grupo.
Debido
a que los participantes suelen enfocarse en el cumplimiento de la tarea mas que
en la dinámica de la reunión, es importante designar roles de apoyo que
monitoreen y levanten alertas para mantener el foco en lo importante, respetar
las normas acordadas y sostener una dinámica del grupo armónica y productiva.
Ayuda
a tu cliente a implementar estos roles en sus reuniones, poco a poco. Necesitas
explicarles sus bondades, describirles las funciones de cada uno y modelarlos
tú en diversas ocasiones.
Hay
tres roles básicos, se recomienda que sean rotativos, de manera que los
integrantes desarrollen las habilidades para cumplirlos cabalmente:
Controlador del tiempo:
- Monitorea, alerta y facilita el cumplimiento de los tiempos.
- Indica a cada participante (expositor) cómo va en su tiempo.
- Indica las desviaciones en la agenda y
- Facilita el ajuste de la misma.
Es muy
importante que todos los participantes tengan claro los tiempos y cómo se
regularán, de manera que no se vean sorprendidos.
Moderador:
- Monitorea y facilita el flujo de contenidos, intervenciones, tono y dinámica de la reunión.
- Se asegura que todos los participantes vean la agenda al inicio de la reunión.
- Vela que ajustes en la agenda no afecten el propósito y los puntos clave de la sesión.
- Señala y controla intervenciones que atenten contra la eficiencia, efectividad o clima productivo de la reunión.
- Facilita la evaluación de la sesión al final de la misma,
En
ocasiones, este rol y el de controlador de tiempo pueden ser asumidos por una
sola persona.
Documentador:
- Registra las conclusiones, acuerdos, decisiones, próximos pasos, tareas, plazos y responsables, durante la reunión y solicitará aclaratorias cuando sea necesario.
- Envía la minuta a los participantes pertinentes.
Gracias de nuevo por leerme, que les sea útil.
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