En mi entrega
anterior, les había hablado de 6 disciplinas que podíamos transferir al cliente
para ayudarlo a tener reuniones mas efectivas.
Les conté las tres
primeras: Alinear el diseño de la reunión con los propósitos de la misma,
controlar los tiempos parciales y totales y activar roles de soporte a la tarea
y a la dinámica de la reunión.
Disciplina 4: Seguimiento de pendientes y acciones para asegurar
avance.
Podemos
ayudar al cliente a tomar conciencia de hasta qué punto sus brechas en la
ejecución obedecen a una falta de seguimiento sistemático. Las reuniones de
control de gestión son excelentes escenarios para fortalecer esta capacidad en
un equipo. Sus efectos en los porcentajes de cumplimiento a tiempo son rápidos.
En la
disciplina 1, cuando el cliente diseña su reunión de control de gestión,
ayúdalo a establecer que el primer punto de estas reuniones sea el chequeo del
cumplimiento de puntos pendientes. Cada persona responsable, dice su estatus de
cumplimiento en sus compromisos. Si alguien no ha cumplido con el entregable a
tiempo y necesita ayuda de parte del equipo, la solicitud de esta ayuda y el
nuevo compromiso se registran y se coordina a fin de garantizar el cumplimiento
de la tarea para la nueva fecha.
Disciplina 5: Intervenciones focalizadas y
eficientes.
Esta
disciplina alude a lo que he llamado “Eficiencia Verbal Individual”, es la
medida en la que una persona se expresa verbalmente haciendo uso óptimo del
tiempo y logrando transmitir efectivamente la idea o sentimientos que necesita
o desea expresar. Podemos ayudar a nuestros clientes a aumentar su eficiencia
verbal individual y a mejorar por lo tanto la calidad de su participación en
las reuniones.
Cuando
estoy ayudando a un equipo a mejorar sus reuniones, les pido que antes de
finalizar las mismas apliquemos esta encuesta. Cada participante coloca su
nombre en la hoja y la rotamos, de manera que todos reciben el feedback de
todos. Antes de irnos, compartimos qué aspecto de la EVI puede mejorar cada uno
para la próxima reunión.
Disciplina 6: Comportamiento individual cooperativo.
Esta
disciplina es la que mas exigente a nivel individual. En la psicología de
grupos se han reconocido comportamientos asociados a la cooperación y al
trabajo en equipo, versus aquellos individualistas que atentan contra la
sinergia.
Podemos
ayudar a nuestros equipos clientes a tomar conciencia de estos comportamientos
y a intercambiar feedback al respecto.
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Comportamientos individuales que favorecen el trabajo en
reuniones
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Comportamientos individuales que obstaculizan el trabajo en
reuniones
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1.
Llegar a tiempo y quedarse hasta el final
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1. Usar
exceso de detalles (innecesarios)
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2.
Estar presente 100% en la reunión
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2. Hablar
del pasado mas que del presente o futuro
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3.
Hablar con “EVI”
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3. Hacer
diálogos paralelos
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4.
Enfocarse en el futuro inmediato para
avanzar
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4. Interrumpir
a otros
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5.
Reconocer abierta y auténticamente los
logros de otros
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5. Monopolizar
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6.
Callarse y escuchar
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6. Hacer
reuniones después de las reuniones
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7.
Plantear abierta y oportunamente las
opiniones divergentes
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7. Distraerse
con dispositivos de comunicación
laptops
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8.
“Pescar” y expresar las coincidencia o
puntos sobre los cuales construir avances o acuerdos
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8. Hacer
juicios o sarcasmos y buscar culpables
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9.
Decir lo que se piensa durante la reunión
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9. Enfocar
el problema
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10.
Mostrar respeto siempre
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10. Enfocarse
en tener la razón
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11.
Ir preparado a la reunión
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11. Oponerse
o negar ideas como primera reacción
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12.
Ser determinado y considerado pensar antes
de hablar
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13.
Resumir, consolidar para ayudar a avanzar
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14.
Señalar distracciones del foco
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15.
Enfocarse y ayudar al grupo a enfocarse en
la solución
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Particularmente,
asumo la responsabilidad de darle feedback al cliente acerca de comportamientos
de ambos tipos cuando los observo. Es parte de mi compromiso con su crecimiento
y con su éxito. Al hacerlo con respeto y con la recta intención de ayudarlo, él
lo recibe así y usualmente lo agradece y lo aprovecha.
En
días recientes, un participante del programa de formación de consultores me
comentó que no a todos los clientes él podría darles este tipo de feedback. Me
decía: “si en una reunión está un vicepresidente y es él quien muestra alguno
de los comportamientos que obstaculizan la cooperación, yo no podría darle
feedback”. Ciertamente los consultores tenemos que distinguir el momento de dar
feedback y debemos saber cómo darlo, esta es una habilidad que necesitamos
tener. He tenido la oportunidad de ofrecer feedback de este tipo de comportamientos a clientes
que son gerentes generales, presidentes ejecutivos, vicepresidentes, gerentes,
profesionales, militares de alto rango y políticos, como consultora interna y
externa. Estoy pensando en las reacciones de ellos y han sido positivas; puedo
recordar alguna incomodidad, pero al final siempre hay gratitud.
El
compromiso con su éxito nos da el coraje de decir lo que a otros les puede
parecer indecible y la experiencia y la técnica nos dan la manera correcta de
hacerlo.
También
debo señalar que, en ocasiones la mejor opción será no dar el feedback porque
el cliente no está listo para recibirlo o porque el riesgo es muy alto y
nosotros no estamos dispuestos a correrlo.
Con
esto terminamos las 6 disciplinas para optimizar las reuniones del cliente.
Espero las hayan encontrado útiles.
Que
estén muy bien!
